Riesgos del trabajo y el reporte de trabajadores

El marco legal del seguro de Riesgos del Trabajo, está contenido en el título cuarto del Código de Trabajo, por lo que necesariamente debemos valorar los alcances del artículo 193 que establece que: Todo patrono, sea persona de Derecho Público o de Derecho Privado, está obligado a asegurar a sus trabajadores contra riesgos del trabajo, por medio del Instituto Nacional de Seguros, según los artículos 4° y 18 del Código de Trabajo. La responsabilidad del patrono, en cuanto a asegurar contra riesgos del trabajo, subsiste aun en el caso de que el trabajador esté bajo la dirección de intermediarios, de quienes el patrono se valga para la ejecución o realización de los trabajos.

Así las cosas este artículo nos remite necesariamente a los artículos 4 Trabajador es toda persona física que presta a otra u otras sus servicios materiales, intelectuales o de ambos géneros, en virtud de un contrato de trabajo, expreso o implícito, verbal o escrito, individual o colectivo. La misma denominación corresponderá a cobradores, agentes de comercio, vendedores y todo aquel que reciba una comisión como pago. y 18 Contrato individual de trabajo, sea cual fuere su denominación, es todo aquél en que una persona se obliga a prestar a otra sus servicios o a ejecutarle una obra, bajo la dependencia permanente y dirección inmediata o delegada en ésta, y por una remuneración de cualquier clase o forma. Se presume la existencia de este contrato entre el trabajador que presta sus servicios y la persona que los recibe.

Con base en esta normativa se establece en el contratante la responsabilidad de asegurar a los trabajadores contra Riesgos del Trabajo, pero como todo cuerpo de leyes el código de trabajo ha de aplicarse en forma integral, así las cosas vemos lo que señala el mismo cuerpo de leyes en su artículo 3, en el que se establece que Intermediario es toda persona que contrata los servicios de otra u otras para que ejecuten algún trabajo en beneficio de un patrono. Este quedará obligado solidariamente por la gestión de aquél para los efectos legales que se deriven del presente Código, de sus Reglamentos y de las disposiciones de previsión social. Serán considerados como patronos de quienes les trabajen - y no como intermediarios - los que se encarguen, por contrato, de trabajos que ejecuten con capitales propios.
Por otro lado y con base en el contenido del artículo 195 Constituyen riesgos del trabajo los accidentes y las enfermedades que ocurran a los trabajadores, con ocasión o por consecuencia del trabajo que desempeñen en forma subordinada y remunerada, así como la agravación o reagravación que resulte como consecuencia directa, inmediata e indudable de esos accidentes y enfermedades. encontramos que se citan los 3 elementos básicos de la relación obrero patronal como lo son la prestación de un servicio en forma subordinada y remunerada, por lo que aquellos accidentes o enfermedades que ocurran cuando estén presentes estos elementos, constituyen Riesgos del Trabajo. Lo anterior nos lleva revisar las contrataciones que se hacen bajo la modalidad de honorarios o servicios profesionales mediante un contrato de servicios, en el que el contratado manifiesta no ser empleado del contratante.

¿Están presentes los 3 elementos de la relación obrero patronal? ¿Está exento el contratante de aseguramiento contra Riesgos del Trabajo? Recordemos que los derechos de los trabajadores son irrenunciables.

Otro punto de sumo interés es el normado por el artículo 200 Para los efectos de este Título, se consideran trabajadores los aprendices y otras personas semejantes aunque, en razón de su falta de pericia, no reciban salario.Las prestaciones en dinero de estos trabajadores, se calcularán sobre la base del salario mínimo de la ocupación que aprenden. Los patronos incluirán tales cantidades en las planillas que deban reportar al Instituto.Los trabajadores extranjeros, y sus derechohabientes, gozarán de los beneficios que prevé este Código. Esta es una exepción a la regla, ya que aunque no exista el elemento de la remuneración en el caso de aprendices o practicantes, el patrono está obligado a su aseguramiento y por lo tanto deberá reportarlo en planillas con el salario mínimo de la ocupación que aprende, la que en caso de accidente será la base de indemnización.

Con respecto al personal de la empresa y su debido aseguramiento se debe considerar tanto lo establecido por el artículo 216, Sin perjuicio de lo señalado en los artículos 201, 206, 221, 231 y 232, el seguro contra los riesgos del trabajo cubrirá sólo a los trabajadores del patrono asegurado que se indican en la solicitud del seguro, o a los que se incluyan en las planillas presentadas antes de que ocurra el riesgo y a los que se informaron por escrito como tales de previo al infortunio, como en el 206 Emitido el seguro contra los riesgos del trabajo, el ente asegurador responderá ante el trabajador por el suministro y pago de todas las prestaciones medico-sanitarias, de rehabilitación y en dinero, que se establezcan en este Código, subrogando al patrono en los derechos y obligaciones que le corresponden. La responsabilidad de la institución aseguradora, en cuanto a prestaciones en dinero, se determinará sobre la base del monto de los salarios informados por el patrono, como devengados por el trabajador, con anterioridad a que ocurra el riesgo. Para ese efecto, servirán de prueba las planillas presentadas por el patrono a la institución o cualesquiera otros documentos, que permitan establecer el monto verdaderamente percibido por el trabajador. Si los salarios declarados en planillas fueren menores de los que el trabajador realmente devengó, la institución aseguradora pagará al trabajador o a sus causa-habientes, las sumas correctas que en derecho correspondan y conservará la acción contra el patrono, por las sumas pagadas en exceso, más los intereses del caso. El trabajador podrá plantear administrativamente, cualquier disconformidad, en relación con el suministro que la institución aseguradora haga de las prestaciones señaladas en este artículo, y ésta deberá pronunciarse al respecto, en el término máximo de quince días hábiles, contados a partir de la interposición de la manifestación por escrito del trabajador. En cuanto al cálculo y fijación de las prestaciones en dinero, el trabajador o sus causa-habientes podrán aportar o señalar cualesquiera medios de pruebas que lo favorezcan.

Por tanto para una buena administración de las disposiciones vigentes en esta materia, es necesario considerar los siguientes puntos:
Para la contratación de personal temporal o extraordinario fuera de planillas, contratar con empresas que presten el servicio bajo la modalidad de outsourcing debidamente constituídas y reconocidas en el mercado.
Establecer un contrato mercantil de prestación de servicios, en el que se establezca la obligatoriedad de mantener suscrito y vigente el seguro contra Riesgos del Trabajo, así como la presentación de los comprobantes de pago y reporte de planillas de dicho personal. Con este contrato nos salimos de la legislación laboral y caemos en el campo del Código de Comercio.
Incorporar al proceso de reclutamiento de personal el aseguramiento provisional del trabajador mediante los mecanismos establecidos que en orden de preferencia son la opción a través de la página web del ins www.ins-cr.com, comunicación escrita conteniendo nombre, número de cédula, ocupación, salario y fecha de ingreso, la que se puede remitir por fax 2243-9992, al correo electrónico del INS o bien presentar directamente en las sedes del INS.
Revisar que los sistemas mecanizados de generación del archivo texto para la presentación mensual de planillas, cumplan con todos los campos y combinaciones de los mismos, para evitar tanto las inconsistencias como los ajustes por salarios mínimos que realiza el proceso de planillas. Esto se debe a que este sistema es relativamente nuevo y como tal ha sufrido una serie de mejoras que se han ido incorporando recientemente, por lo que muchos de los sistemas de recursos humanos o planillas instalados que generan dichos reportes no se han ajustado a los mismos.
Incorporar en el cronograma de trabajo mensual la remisión del reporte de planillas dentro de los primeros 10 días de cada mes, para así con su cumplimiento controlar su oportuna presentación.
El sistema de planillas le permite generar una planilla mensual para reportar al personal de planillas y además puede hacer un reporte adicional en el que se incluyan los trabajadores fuera de planilla, como los contratados mediante honorarios y practicantes y aprendices o el reporte de personal que por alguna razón se omitió en la planilla mensual.
Si de acuerdo con el reporte de proceso se determina la existencia de algún error que amerita repetir el proceso, el mismo solo se podrá hacer si se llama directamente a los Gestores de planillas 2287-6117 para que se elimine la planilla con error y remitir la corregida.
Cuando por algún problema de sistema, demora en la aplicación del pago u otra situación no se puede cumplir con la presentación dentro del plazo establecido, ha de tenerse en cuenta para que una vez superada la situación presentada se procese la planilla respectiva, aunque se haya vencido el plazo sustentado en la situacion pendiente de resolución al vencerse el plazo de presentación.
Conserve a mano el comprobante de proceso de planillas para cualquier revisión, consulta o reclamo en la liquidación del período póliza.
Recuerde que cuando se incumple con la presentación de una planilla, el INS procede a repetir la última presentada, aparte de que el patrono se expone a las situaciones previstas en los artículos 300 y 610 del Código de Trabajo.